深圳市益田商业管理****。
编制部门：企划部。
编制时间：二○○七年十一月十二日。
1、 规范各类文件管理；
2、 确保文件资料妥善保管。
适用于企划部所有文件。
1、 会议纪要（含业务会议纪要和部门例会纪要）；
2、 工作联络单；
3、 工作请示；
4、 附带《文件审批单》的重要文件；
5、 合同（有专项《合同管理制度》进行规范）；
6、 对外各种签字确认文件；
1、会议纪要。
1) 会议召开当天，按会议纪要格式完成《会议纪要》的拟定（如在下午召开会议，则第二天上午前完成）；
2) 《会议纪要》按召开会议类别分为：业务会议和部门例会，两类会议纪要需分别用专门的文件夹存档；
3) 《会议纪要》需按时间顺序存档；
4) 《会议纪要》各签字流程完毕后，需将电子版本发送给所有与会人员。
2、工作联络单。
1) 《工作联络单》需按对外发出的不同的部门分别存档；
2) 《工作联络单》需按时间顺序存档；
3) 根据《工作联络单》，各跟进人跟踪并注明内容落实结果。
3、工作请示。
1) 《工作请示》分为业务类工作请示和部门日常管理类工作请示，两类工作请示需分别用专门的文件夹存档；
2) 《工作请示》需按时间顺序存档；
3) 如涉及付款的工作请示，需将《付款审批单》复印件等付款证明与《工作请示》一同存档。
4、附带《文件审批单》的各类重要文件。
1) 《文件审批单》审批流程结束后，应将所审批的重要文件和文件审批单一并存档；
2) 附带《文件审批单》的各类文件需按时间顺序存档；
3) 《文件审批单》如有重要的跟进指示，各跟进人需跟进落实，并将落实情况说明一并存档。
5、合同。详见《商业公司企划部合同管理制度》
6、 对外各类签字确认文件。
1) 按业务类别，由部门长签字确认或由部门长授权员工签字确认的对外文件应及时存档（如无原件，需存复印件）；
2) 按文件发送对象的不同，分为对公司内部各部门签字确认的文件和对外部合作公司签字确认文件，两类文件需分别用专门的文件夹存档；
3) 各类签字文件按发送对象进行归类，并在归类下按时间顺序存档。
1. 本规则由益田商业管理****企划部制定，并负责修改、解释；
2. 本规则自发布之日起执行。
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