合同管理制度

呈送。董事长。总裁。

合同管理办法。

报送日期： 2016 年 6月 17日。

文件页数：共 9 页(含本页)

保密级别：□绝密 □机密 □秘密。

编制：凌云企业制度修订项目小组。

审核：审批：

某某有限责任公司。

一、目的。

规范公司合同业务的运作和管理，防范和化解经营风险，根据国家相关法律法规的规定，制定本管理办法。

二、适用范围。

公司在经营过程中所涉及的销售类、生产加工类及其他类合同。

三、相关定义。

1、销售类合同是公司作为出卖人销售商品给客户，由客户支付价款的相关合同，此处特指经销合同、加盟合同、商场合同等；

2、生产加工类合同是公司作为定作人将生产加工约定商品的业务交由客户制作完成，由公司支付加工费或者报酬的相关合同，此处特指生产加工合同、订购合同、开发协议、打版协议等；

3、其他类合同是公司在运营中因业务需要而签订除上述类别合同之外的合同，此处特指租赁合同、采购合同、工程合同、劳动合同、广告合同和运输合同等。

四、职责划分。

1、业务部门。

1）负责与本部门业务相关的合同的谈判、草签、修订等工作；

2）负责合同的履行、履行过程中的纠纷协调处理以及诉讼业务的配合和诉讼资料的提供；

3）设置合同管理员，在合同业务管理上接受法务部的指导、监督；

4）编制合同登记表。

2、法务部。

1）根据业务需要，对各类合同版本的拟定/审核；

2）对各类合同进行签约前的审核；

3）对合同管理员以及相关人员进行法律培训；

4）与合同相关的诉讼和非诉讼业务处理；

5）根据合同的签订和履**况，不定期组织专项检查。

3、总裁办。

3.1 何总裁办。

1）负责合同版本和盖章的审批；

2）负责合同的登记、分发存档。

3.2 毕副总裁办：负责合同业务中需要盖公章的盖章事项和合同原件的保管工作（员工劳动合同除外）以及相关合同的查询、借阅等事项，其中：

卓越公司和卓优公司的此项业务办理由卓越国际****董监办负责。

4、董监办：负责合同专用章的盖章事项，其中：卓越公司和卓优公司的此项业务办理由卓越国际****董监办负责。

五、合同管理规范。

1、合同的签订和变更。

1）公司所有经营事项必须签订合同，要遵循“先合同后业务”的操作原则，对于公司处于被动地位需要“先业务后合同”的特殊情形（如商场类合同等），业务部门必须在业务发生前向总裁办提请审批，并在业务发生后10个工作日内补签合同。

2）合同版本的拟定和审批：

公司格式合同：销售类合同中的经销合同、加盟合同，生产加工类合同，其他类合同中的采购合同、劳动合同、委托经营合同等由法务部拟定/修订，业务部门提请审批执行；

客户格式合同：销售类合同中的商场合同、其他类合同中的租赁合同、工程合同、广告合同、运输合同等由客户拟定格式合同的，业务部门还要根据需要收集客户资质证书（例如，房产证、土地所有权/使用权证、建筑许可证等）,按业务操作流程执行。

上述两种情形之外需要签订合同的，由业务部门根据业务性质草拟合同初稿报法务部审定，按业务操作流程执行。

3）签约前向客户索取相关资料：

自然人：签约人的身份证复印件或者被委托人的身份证复印件和授权委托书原件；

个体经营户：最新营业执照、税务登记证复印件以及授权委托书原件；

公司法人：最新营业执照、税务登记证、组织**证资料副本的复印件以及授权委托书原件；

3）签约时要对签约主体或者被授权人的签名及签章备案，经核实不符者应退回重签，合同内容必须填写完整，自然人签名必须是正楷，签章必须是公章或者合同专用章；

4）合同的变更：公司一方要求变更合同的或者客户要求变更合同的，业务部门应当向法务部征询意见，按照法务部指导意见进行办理。

5）业务操作流程：

流程责任人责任。

业务部门。法务部。

总裁办。备注：业务部门在签约完成后必须将合同原件交由总裁办登记和归档，并复印两份，一份自存，另一份交财务部备案；其中：

员工劳动合同的签订不经法务部环节（因商场类合同涉及到的劳动合同及劳务派遣协议除外），原件由人力资源及行政部登记和归档。

2、合同的履行

业务部门：1）在合同履行过程中，要收集整理与本部门业务相关的一切材料，交由部门负责人归档存查；

2）涉及物资采购的合同，当对标的物的质量、数量的检查、验收等方面出现异议时，应及时向对方提出书面质询并要求对方给予书面答复；

3）涉及支付货款的，如果对方没有按照合同规定的时间付款，应当及时书面通知并要求对方给予书面答复；

4）涉及工程劳务的，要记载工程状况和劳务情况，并要求对方签字确认；

5）涉及时效中断的，应当要求对方做出复函；

6）涉及订单的，订单要注明日期和金额，如订单签名确认人与签约主体不符，要取得签约主体的授权委托书原件，并保留备查；

7)付款方式应严格遵照合同的约定执行；

8)发货单均需客户签名确认并回传，如签名确认人不是签约主体的，要取得签约主体的授权委托书原件；

9)涉及汇款业务的，如汇款人不是签约主体的，要取得签约主体的授权委托书原件和汇款人的确认书；如客户用同一张汇款单汇款给我司两个以上的项目时，要求其将每个项目的金额在汇款单上备注清楚，并签名确认；

10)必须跟进处理付给对方的押金或者保证金事项，如确属难以收回，则要按照《应收账款管理办法》的相关规定处理。

财务部：1)要确保记账主体、汇款主体与签约主体一致；若汇款主体与签约主体不一致者，必须附上由签约主体出具的经汇款主体确认的授权委托书原件；

2)会计凭证的摘要内容反映的客户名称要与签约主体一致，有关汇款、发货和保证金/押金等的金额表述要与入账金额相符；

3)对账单的签名或者盖章必须是签约主体，否则要取得签约主体的授权委托书原件，对账单的客户签名必须清晰可辩认，对签名或者盖章不规范的对账单要退回重签；对当月有业务发生的客户均要求其在合同约定时间内完成对账，对出现的对账差异要及时查找原因，并作账务调整；

4)保证金/押金的收取或者缴纳应与合同的约定相符，退还时应按照收款人和签约人一致的原则办理，如不一致的应由签约人出具授权委托书原件。

配送部：1)收/发货单和托运单必须按照所列明的单据内容填写完整、准确；

2)收/发货单和托运单上的签名要清晰可辨认；

3)托运单上的托运站地址、收货人应与合同约定保持一致，不一致的要由签约人出具授权委托书原件，并留底作为合同附件，按照更正后的地址和收货人办理业务。

3、合同解除。

1）业务部门要求解除合同的，应事先向法务部征询法律意见，由法务部对解约的事实和理由进行初步审查，符合解约条件的业务部门应按照法务部指导意见与对方解约；

2）对方要求解除合同的，业务部门接到对方通知后应在2个工作日内报备法务部，并提供对方解除函件、相关合同及往来函件复印件，由法务部提出法律意见和协助采取相应的防范措施。

4、合同纠纷处理。

4.1非诉讼：特指当合同出现纠纷时能够以协商、谈判等方式化解纠纷，而免予进入诉讼程序的情形；

1）当合同出现纠纷时，业务部门应先行与对方协商、谈判，协商未果或本部门无法处理时，应将纠纷情况以书面形式知会法务部并附上合同原件、主体资料及往来公函等资料；

2）法务部在收到业务部门的书面通知后2日内出具法律意见书或者派员参与协商谈判；

3）协商谈判不成的，由业务部门将纠纷成因及处理情况书面报总裁办决定是否进入诉讼程序。

4.2诉讼：特指当合同出现纠纷时以起诉、应诉、仲裁等方式解决纠纷的情形；

4.2.1起诉或申请仲裁：由业务部门将事实和理由以书面形式向总裁办提出申请，由总裁裁定处理方式；

1）当总裁裁定需要进入诉讼程序时，业务部门应在法务部或者外聘律师要求的期限内提供合同原件、对方主体资料、对帐单、往来函件原件等相关证据资料；

2）根据诉讼过程中的需要，业务部门经办人应配合法务部人员或者外聘律师对事实部分进行陈述或者质证。

4.2.2应诉：

1）业务部门收到对方传票/仲裁通知书、证据材料等法律文书后，在1个工作日内将纠纷成因及事实书面报告总裁，由总裁裁定处理方式；

2）当总裁裁定进行应诉时，业务部门应在法务部或者外聘律师要求的期限内提供合同原件、对方主体资料、对帐单、往来函件原件等相关证据资料；

3）根据诉讼过程中的需要，业务部门经办人应配合法务部人员或者外聘律师对事实部分进行陈述或质证。

六、合同管理的责任。

1.在签订和履行合同过程中不遵守合同管理的相关规定，但未造成直接经济损失的，由总裁办对经办人进行书面警告，并向经办人所在部门发出整改通知书；拒不改正者，由总裁办对部门负责人给予行政记过处分，并处罚款500元/次。

2.在签订和履行合同过程中不遵守合同管理的相关规定，给公司造成直接经济损失的，经办人和部门负责人要承担相应的责任，对于公司承担直接经济损失部分保留追究当事人经济责任的权利：

1）直接经济损失在10万元(含) 以下的，由总裁办对经办人给予书面警告，损失金额的50%由经办人和部门负责人按3:7比例共同承担。

2）直接经济损失在10～50万元(含)的，由总裁办对经办人给予行政记过处分，对部门负责人给予书面警告，损失金额的30%由经办人和部门负责人按3:7比例共同承担。

3）直接经济损失在50万元以上的，由总裁办对经办人给予行政记大过或者解除劳动合同，部门负责人给予撤职处分，损失金额的20%由经办人和部门负责人按3:7比例共同承担。

七、附则。1、本办法由公司制度修订项目小组负责组织制订，总裁办负责解释；

2、本办法经总裁和董事长批准之日起执行；其他与本办法相冲突的制度和流程同时失效。

八、附件：《合同登记表》。

合同登记表。

编制部门合同管理员合同类别。

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