档案管理制度。
1目的。为规范公司文档的管理，对包括公司运营使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围。本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责。3.1各部门文档管理职责：
3.1.1负责根据部门所管理的文件需求，分门别类建立文件夹目录。
3.1.2负责对所需的文件安排专人编写并上传至文档管理系统。
3.1.3负责本部门文件管理程序的确认和编制。
3.1.4负责严格执行文档标准化的规定。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.1.6各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.1.7各部门负责本部门记录的建立与管理。
3.2内容编辑部的特殊职责：
3.2.1负责文档管理软件的使用、维护。
3.2.2负责文档使用人账户权限的开立、更改、注销。
3.2.3负责文档的综合管理及相关制度的制定和执行。
4程序内容。
4.1文件**的确定和文档分类规则。
4.1.1根据文件**分为内部文件、集团（子公司）文件、外部文件。
a) 内部文件：汇泊公司内部文档资料。相关文档标准参考《汇泊科技文档管理vi规范》。
b) 集团（子公司）文件：东汇集团及其旗下子公司的文档资料。相关文档标准参考《东汇集团制度汇泊》 中《文档标准化的规定》。
c) 外来文件：来自第三方公司机构的文档资料，例如合同协议等。相关文档标准咨询公司法务。
4.1.2文档依照各工作模块建立文件夹，分门别类归集。
相关的类别包括但不限于：
a.公司注册文件；
b.制度、管理办法；
c. vi设计；
d.合同、协议；
标准操作程序；
f.会议纪要；
g.工作总结及计划
h.行政管理文件；
i.人事档案；
j.通知；k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求。
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人。
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2公司文档管理制度由内容编辑部负责编制。
4.4进行编写。
4.4.1文档格式基本内容参考如下：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的。
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围。
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇。
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门。
e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限。
f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件。
g.相关记录：本文件涉及到的文件、**和记录。
h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录。
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图。
4.4.2文件命名按如下要求（汇泊公司）：
文件用途+文件类型+创作/修改日期+版本号。
所有文件（包括**）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
4.5评审和审批。
4.5.1文档评审。
文档须由编制人提交oa给上级主管审批，上级主管根据文档性质确定会签部门、会签人及知会人，会签人评审后反馈意见，编制人根据评审结果修改文档或直接发布。
4.5.3文件审批权限。
a.总方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。
b.过程管理文件（程序、规定、制度）由部门总监审批。
c.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
d.具体操作规程、工作指标等由各部门主管审批。
e.涉及专业知识的文件须相关技术人员或专家顾问审批。
4.6发布控制。
4.6.1共享电子文档统一发布至文档管理系统（http://192.168.122.59）。
4.6.2 各部门可以指定发布人发布相关文档并及时更新。
4.6.3 各部门负责人须保证对所发布文档的准确性。
4.7使用控制。
4.7.1内容编辑部负责监督文档更新工作，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不随意改动文件内容，不准私自外传，确保文档的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新。
4.8.1重要文件更改时，由内容编辑部须通过oa和rtx公告；普通文件不涉及框架性修改的情况下，由内容编辑部编写修改清单rtx公告。
4.8.2当文档在实施过程中发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。
如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理。
4.9.1建立记录清单。
安环部制订安全记录台帐，使用统一**。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用。
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。
4.9.3收集。
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护。
4.9.4.1记录可以是纸质或电子**，对于电子**形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处置。
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件。
无。6相关记录。
aq-0202/01文件控制清单。
aq-0202/02文件发放、**记录。
aq-0202/03文件更改通知单。
aq-0202/04安全记录台帐。
aq-0202/05评审记录。
文件和档案管理制度
通知。为进一步加强公司安全生产管理基础工作，为安全生产管理提供证明 分析 研究资料，提高公司安全生产管理水平，特制定安全档案管理制度。现将相关事项通知如下 1 范围。本制度适用于各部门的安全档案管理，公司级安全档案由综合管理部按档案管理要求进行管理。2 职责。3.1人事行政部负责各部门移交的安全档案...
文件和档案管理制度
一 档案人员职责 1 熟悉本单位和本系统业务工作，了解各类文件的形成，掌握分类方法，归档范围和管理期限。2 做好文件和档案的收集 分类 整理编目工作，保证文件和档案的齐全完整。3 对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经领导批准后会同有关人员一起销毁。4 严格保密，做好发放 借阅登记手续。二 文件 档...
文件和档案管理制度
x字 xx号签发 公司所属各部门 为确保安全生产规章制度和操作规程编制 发布 使用 评审 修订等效力，保证所使用的文件和档案都为有效版本，特制定文件和档案管理制度。公司各级人员都需认真学习，并遵照执行。特此通知。总经理签字 签章 批准日期 xx年xx月xx日。主题词 文件档案管理。抄送 各部门 各车...