1.目的。
为规范公司职业健康安全文件和档案管理，充分发挥文件和档案在公司生产经营活动中的指导作用；同时促进规章制度科学化、规范化、程序化，特制定本制度。
2.适用范围。
适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。
3.管理职责。
3.1安环部负责公司职业健康安全环保文件的收发、分发、传送、催办、归档、销毁等工作。
3.2各部门要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交公司统一销毁，不得乱丢乱放。
4.内容及要求。
4.1文件管理。
4.1.1文件的分类。
4.1.1.1公司的红头文件，是指公司级文件，是公司的行政公文性的最高级文件；
4.1.1.2外来文件，通常指行业主管部门发文、适于公司的法律法规和技术标准等；
4.1.1.3基础性管理文件，简称基础文件，包括规章制度、操作规程等管理文件。
4.1.2文件的使用范围。
4.1.2.1红头文件。
对外：公司的名誉，向行业主管部门请示、汇报、报告处理决定等。
对内：a.**行业主管部门或根据行业主管部门文件精神制定的本公司文件；
b.发布公司各部门的基础性管理文件；
c.公布公司机构设置、机构变动、中层以上管理人员职务变更；
d.公布公司重要的职业健康安全管理等文件；
e.公布公司有关奖惩决定和通报；
f.其他有关公司的重大事项。
4.1.2.2外来文件。
行业主管部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真贯彻落实。
获取的规范性文件，应做好适宜性分析，及时转化为公司内部的规章制度或操作规程，指导公司的安全生产生产和经营。
4.1.2.3基础文件。
公司依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件，结合公司实际情况，编制各种规章制度、操作规程等，这类文件是公司内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。
4.1.3文件的拟定与签发。
4.1.3.1文件的拟定。
各部门负责根据安全生产需要起草拟定文件，分管副总经理审核。
4.1.3.2文件的签发。
对外发文：公司分管副总经理核准、总经理签发，统一编号、打印、盖章、发文、归档。
对内发文：分管副总经理签发，统一编号、打印、盖章、发文、归档。
4.1.4文件的传阅。
4.1.4.1文件的传阅范围，由起草文件的各部门根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到人。
4.1.4.2传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露文件内容。
4.1.5文件立卷。
4.1.5.1各部门应按照文件的起草各部门进行整理归档。
4.1.5.2归档时应设置文件清单，填写文件名称、发布日期、阅读范围等项目。
4.2档案管理。
4.2.1各部门应指定专人负责档案管理，每季至少一次，按要求将外来文件和内部文件、资料等，整理立卷、归档。
4.2.2归档范围。
4.2.2.1法律法规、标准规范、行业标准等规范性文件；
4.2.2.2行业主管部门下发的批复、通知等有关文件；
4.2.2.3业务合同、协议、相关方资料等；
4.2.2.4人事档案、奖罚通报等；
4.2.2.5各种规章制度、操作规程、会议纪要等。
4.2.3归档文件的保存期限。
4.2.3.1一般性文件的保存期至少3年。
4.2.3.2法律法规、标准规范、上级文件等规范性文件，保存期至废止或修订为止。
4.2.3.3技术性资料、人事档案、干部任免等，应长期保存。
4.2.4归档文件的适宜性管理。
4.2.4.1安环部要定期组织安全生产管理部门及相关人员，对公司有关安全生产管理方面的文件、资料，结合公司实际，进行适宜性评审、修订，确保文件的使用效力，每年至少一次。
4.2.4.2对已经失去使用效力的文件、资料，填写文件作废清单，分管副总经理批准后，统一销毁。
4.3 安全生产管理制度。
4.3.1制定原则。
4.3.1.1坚持主要负责人负责、安全第。
一、系统性、规范化和标准化的原则。
4.3.1.2依据安全生产法律法规和国家、行业标准、生产过程中的危险有害因素辨识和控制、国际及国内先进的安全管理方法。
4.3.1.3安全生产管理制度管理实行依法制定，归口管理，统一发布，定期评估、修订、清理的原则。
4.3.1.4安全生产管理制度应设定预期的作用和效果。
4.3.2内容及要求。
4.3.2.1明确制度名称，确定制定目的、适用范围、管理职责、引用文件、内容及要求、附录等制度结构。
4.3.2.2制度名称原则应反映出规章制度的主要内容和种类。
4.3.2.3规章制度中的具体规定应明确允许做什么、禁止做什么、必须做什么以及违反这些规定应负的责任；应明确具体实施部门及其相应的检查监督责任。
4.3.2.4规章制度的制定应符合有关的技术要求。
4.3.3编制程序。
4.3.3.1根据规章制度制定原则，由各部门编组织制或修订规章制度。
4.3.3.2制度编制或修订完成后，报安环部组织审查。
4.3.3.3经安环部审查后，分管副总经理审批。
4.3.4培训、评审及清理。
4.3.4.1发布新的或修订的制度和规程后，各部门应尽快组织必要的培训；员工工作岗位变动时或新员工上岗前，各部门也应组织相关制度培训，并经过考试考核。
4.3.4.2为确保本公司规章制度与国家和地方**的法律、法规、标准规范、行业标准的一致性，安环部应会同有关部门定期对现有规章制度进行评审和清理，保持规章制度的最新版本。
4.3.4.3安环部通报各部门清理的规章制度名称及版本。
4.3.5执行时限。
制度执行的起始日期如无特殊指定，发布日期即为执行的起始日期。
4.3.6检查与评估。
4.3.6.1安环部每年至少一次组织有关部门或人员，对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程等规范性文件的执**况和使用情况进行检查评估。
4.3.6.2根据评估情况、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例、绩效评定结果等，对安全生产规章制度和操作规程进行修订，确保其有效和适用。
5. 附录。
5.1 外来文件登记/发放表。
5.2 内部文件发放/接收表。
6 .附则。
6.1本制度由安环部起草。
6.2本制度自颁布之日起实施。
文件和档案管理制度
通知。为进一步加强公司安全生产管理基础工作，为安全生产管理提供证明 分析 研究资料，提高公司安全生产管理水平，特制定安全档案管理制度。现将相关事项通知如下 1 范围。本制度适用于各部门的安全档案管理，公司级安全档案由综合管理部按档案管理要求进行管理。2 职责。3.1人事行政部负责各部门移交的安全档案...
文件和档案管理制度
档案管理制度。1目的。为规范公司文档的管理，对包括公司运营使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程 环节 场所使用的文件具有统一性 完整性 正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证...
文件和档案管理制度
一 档案人员职责 1 熟悉本单位和本系统业务工作，了解各类文件的形成，掌握分类方法，归档范围和管理期限。2 做好文件和档案的收集 分类 整理编目工作，保证文件和档案的齐全完整。3 对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经领导批准后会同有关人员一起销毁。4 严格保密，做好发放 借阅登记手续。二 文件 档...