文件和档案管理制度

1.目的。

通过对安全管理制度、文件和档案的有效控制，确保所使用的文件和档案为有效版本。

2.适用范围。

适用于公司安全管理所有管理制度、文件和档案的编制、批准、发布、评审、修订、撤消、销毁等全过程的控制。

3.职责。3.1办公室负责管理制度、文件和资料的归口管理。

3.2公司各有关部门负责本部门与安全有关的文件、资料和档案的控制。

4. 程序要求。

4.1 文件和资料的分类。

1.安全管理内部文件：安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档案等。

2.外来文件：安全法律法规、标准、规范、通知等。

4.2 安全管理内部文件的编写、审核、批准。

4.2.1安全管理制度由办公室编写，办公室经理审核，总经理批准。

4.2.2安全操作规程由各部门编写，生产部长审核，行政经理批准。

4.2.3作业文件由各部门编写，生产部长审核，各部门主管批准。

4.3文件的发放。

各种文件的发放范围由文件编制部门或发放部门确定并填写《文件发放登记表》。

4.4文件的存档及使用。

4.4.1各部门负责文件存档工作，建立本部门《文件清单》和《记录清单》。每月进行自查，对照文件清单整理归档文件。

4.4.2办公室汇总各部门的文件录入《文件清单》和《记录清单》，结合各类检查和自评对文件归档情况进行抽查。

4.4.3当文件使用人的文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放号码。

4.5文件的修改。

4.5.1文件修改时，应填写《文件申请表》，报请原审批人批准后进行修改。

1. 安全管理制度由办公室进行修改意见。

2. 作业文件和安全操作规程由各相关部门进行修改。

3. 公司其它文件的修改，由各部门进行修改。

4. 若原审批人不在时，原文件审批部门应向修改部门提供有关的背景材料。

4.5.2修改方式。

1.安全管理制度由办公室以换页、换版和手写更改的形式进行修改，并负责更换。

换页：当一页**手写更改超过1/4内容时，应换页。

换版：文件大大幅度修改或安全管理结构、经营方针及策略发生变化后，应换版。

2.其他文件根据需要由原发放部门根据具体情况制定修改形式。

3.安全管理文件不准非授权部门手改或涂改。

4.6文件的借阅。

各部门需要借阅文件时，可向办公室提出申请，填写《文件借阅登记表》，经人办公室主管批准，方可借阅。借阅人要按时归还，逾期不还者，由文件记录管理员负责收回，原版文件一律不准外借，只允许在指定地点查阅，防止丢失。

4.7文件的失效/作废。

4.7.1失效/作废文件由原发文部门按原发放范围收回并记录，需作资料保留的，加盖“作废”印章，方可留存。从所有发放和使用场所及时撤出失效/作废文件，确保防止误用。

4.7.2持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，本部门应收回该人员持有的受控文件。

4.8文件评审。

管理制度、安全生产责任制和安全操作规程至少一年要进行一次评审，由办公室组织对现有文件中的适宜性进行全面评审，并保留《文件评审表》。

文件和档案管理制度

通知。为进一步加强公司安全生产管理基础工作，为安全生产管理提供证明 分析 研究资料，提高公司安全生产管理水平，特制定安全档案管理制度。现将相关事项通知如下 1 范围。本制度适用于各部门的安全档案管理，公司级安全档案由综合管理部按档案管理要求进行管理。2 职责。3.1人事行政部负责各部门移交的安全档案...

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档案管理制度。1目的。为规范公司文档的管理，对包括公司运营使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程 环节 场所使用的文件具有统一性 完整性 正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证...

文件和档案管理制度

一 档案人员职责 1 熟悉本单位和本系统业务工作，了解各类文件的形成，掌握分类方法，归档范围和管理期限。2 做好文件和档案的收集 分类 整理编目工作，保证文件和档案的齐全完整。3 对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经领导批准后会同有关人员一起销毁。4 严格保密，做好发放 借阅登记手续。二 文件 档...